Kurumsal Acentelerle Çalışan Yönetici Asistanlarına İpuçları

Çok değil bundan yaklaşık bir 10 yıl öncesine kadar yöneticilerin telefonlarını açan, randevularını ayarlayan, seyahatlerini tasarlayıp planlayan hatta kendilerine veya misafirlerine servis yapan kişiler “sekreter” olarak anılırdı. Neyse ki günümüzde bu kelime artık pek fazla kullanılmıyor. Zaten günümüze baktığımızda, bu işi ifade eden sözcüklerin yanı sıra işin kapsamının da değiştiğini görebiliyoruz. Aynı konumdaki kişiler artık “yönetici asistanı” olarak isimlendiriliyor.

Sekreterlik hafife alınabilen bir işken; yönetici asistanlığı yüksek öğrenim görmüş, üniversitelerin büro yönetimi (genellikle) bölümlerinden mezun olmuş kişilerin yaptığı saygın ve çokça tercih edilen bir iş haline geldi. Pek çok özelliğin bir araya geldiği bu meslekte( birden fazla konuşulabilen yabancı diller, bilgisayar programı bilgisi, araştırmacı olmak vb.) özellikle organizasyon becerinizin olması sizleri bir adım ileri taşıyacaktır. Organizasyon becerisi; birlikte çalıştığınız yöneticinizin programını, yapacağı görüşmelerini, katılacağı toplantıları ve özellikle yapmayı planladığı seyahatleri doğru ve verimli bir şekilde en doğru zamanda hazırlanması ve yöneticinizle iş birliği içinde çalışılması demektir. Bu durum, tek başınıza baş etmeniz, kafa yormanız ve dikkatinizi vermeniz gereken çok fazla unsur anlamına gelebilir. Ancak artık yönetici asistanlarının da hayatını kolaylaştıran ve onlarla iş birliği içine giren yerler var : Kurumsal Acenteler!

Bilindiği üzere yönetici asistanlarının en önemli görevlerinden biri,birlikte çalıştığı yöneticinin iş ve özel seyahatlerini organize etmektir. Eğer çalışılan yönetici görevi ve mevkiisi gereği sıklıkla yurt içine veya yurt dışına seyahat ediyorsa bunların programlanması tamamen asistanının görevidir ve bu durum asistanın yapması gereken işler arasında en takip ve dikkat gerektiren planlardır. Başarılı bir şekilde tamamlanmış bir seyahat tamamen asistanın yaptığı organizasyona bağlıdır. Bu nedenle yönetici asistanı tüm detayların düşündüğünden emin olmalıdır. Yönetici asistanının, yapılan programın kontrolünü kaybetmeden seyahatin gerçekleşmesi için çalışmalı ve bunun için de iyi bir program yapması gereklidir.Bu sebeple kurumsal bir acenteyle iş birliği sağlaması her şekilde asistanın yararına olacaktır. Alınması gereken uçak biletlerinden kullanılacak transferlere, rezervasyon yapılacak konaklama yerlerinden gerçekleştirilecek toplantıların ulaşımına kadar her bir adımda kurumsal bir acenteyle iş birliği yapmak hem yanlış yapmanızı engeller hem de dikkatinizin dağılmamasına olanak sağlar.

Organizasyon becerisi yüksek bir yönetici asistanı olarak yapılacak seyahatleri planlarken ilk olarak şu unsurlara dikkat etmek gerekir:

• Seyahat hangi tarihler arasında olacak?
• Seyahat tek bir noktaya mı yapılacak? Aynı şehirde farklı yerlere gidilecekse ulaşım nasıl gerçekleşecek? Seyahat bir iş seyahati ise ve farklı ülkeleri kapsıyorsa transferler ne zaman gerçekleşecek?
• Seyahat kim veya kimlerle gerçekleştirilecek?
• Seyahat yurt dışına yapılacaksa yöneticinin pasaport bilgileri, pasaportun süresi vb. gibi işlemler ne zaman kontrol edilecek? Vize işlemleri nasıl gerçekleşecek?
• Bilet rezervasyonu ne zaman yapılacak?
• Yapılacak seyahat uçak ile olacaksa koltuk/ yemek seçimi ne şekilde yapılacak?
• Konaklama nasıl bir yerde olacak?
• Yapılacak seyahat bir iş seyahati ise, seyahat esnasında görüşülecek kişiler veya ugranılacak yerlerin planlanması nasıl olacak? Toplantılara ulaşım ne şekilde olacak?

Tüm bu yukarıda saymış olduğumuz maddelerle teker teker tek başınıza uğraşabileceğiniz gibi kurumsal bir acenteyle iş birliği içerisine girerek de gerçekleştirebilirsiniz. Peki bu iş birliği size ne tür yardımlarda bulunabilir?

• Kurumsal acentelerin yapmış olduğu anlaşmalar doğrultusunda pasaport veya vize randevularınızı daha kolay alabilirsiniz. Böylece randevu gününüz ve saatiniz belli olur, zamandan tasarruf edersiniz.
• Uçak biletinizi daha kolay rezerve edebilir, yaşanabilecek herhangi bir olumsuzlukta (hava şartları, uçuş iptali,rötar vs.) karşınızda bir muhattap bulabilir ve değişiklikleri daha kolay gerçekleştirebilirsiniz.
• Konaklanacak yerler hakkında daha detaylı bilgiler alabilir, acentelerin deneyimlerinden faydalanabilirsiniz. Acentelerin yaptığı anlaşmalar doğrultusunda daha uygun fiyatlı konaklama paketlerinden faydalanabilir veya konaklanacak yerin referanslarını isteyebilirsiniz. Memnun kalınmayan durumlarda daha kolay değişiklik yapabilirsiniz. Saatlerce yeni konaklama yeri aramak yerine acentenizden sizin için değişiklik yapmasını isteyebilirsiniz.
• Konaklanacak yerlerin konumu, hijyen durumu (salgın hastalıklar gibi durumlarda), odaları veya hizmetleri hakkında en doğru bilgileri alabilirsiniz.
• İş seyahatleri için acentelerin anlaşmalı olduğu transfer hizmetinden faydalanabilir bu şekilde yöneticinizin toplantılarına zamanında ulaşmasını sağlayabilirsiniz.
• Seyahat öncesi herhangi bir olumsuzluğa karşı, işbirliği yaptığınız kurumsal seyahat acentenizden seyahat sigortası yaptırabilirsiniz. Bu şekilde yaşanabilecek olumsuzluklardan kaynaklanabilecek zararı en aza indirmeyi garantilersiniz.
• Kurumsal acenteler sizlere birden fazla seçenek sunabileceğinden sizde yöneticinizin programına uygun her türlü alternatifi gözden geçirebilir ve en uygun olanını seçebilirsiniz.

Yönetici asistanı olarak birlikte çalıştığınız yöneticinize en düzgün ve verimli programı sunmak sizin görevleriniz arasında. Özellikle seyahat söz konusu olduğu zaman maddeler halinde ve tek tek dikkat etmeniz gereken çok fazla unsur var. Maalesef ki bu her bir madde için de internette kafa karıştıracak,gerçek gibi görünüp aslında var olmayan çok fazla şirket / firma var. Tabii ki hepsiyle tek başınıza ilgilenebilirsiniz ancak kurumsal acentelerin anlaşma sağladığı şirketlerin; sizlerin internet aracılığıyla bulacağı gerek bilet firmalarından, konaklama sitelerinden veya transfer şirketlerinden daha güvenilir olduğu yadsınamaz.Yapılan anlaşmalardan ötürü kurumsal seyahat acentelerinin daha ekonomik ve daha kapsamlı olduğu da bir gerçek. Daha güvenilir ve daha verimli bir program gerçekleştirmek isteyen her yönetici asistanı aslında kurumsal bir acentenin yardımını almalıdır.

Sonuç olarak kurumsal bir acenteyle çalışmak hem sizin görevlerinizden biri olan seyahat planlama konusunda size yardımcı olacak, hem diğer işler arasında dikkatinizi dağıtmayacak, hem size her koşulda yeni alternatifler sunacak hem de yöneticinize karşı sizin organizasyon becerisi yüksek birisi olduğunuzu kanıtlayacaktır.